출근해서 하루에 만드는 보고서는 얼마 되지 않아도 보고서 작성 하나를 위해서 수많은 검색과 참고자료로 내 컴퓨터에 저장된 파일들은 넘처납니다. 한번 소유한 물건을 잘 버리지 못하는 습관은 집이나 회사나 변화지 않는 것 같습니다. 심지어 컴퓨터 파일일지라도 말입니다. 파일이나 문서가 쌓이면서 폴더가 혼란스러워지고 찾고자 하는 파일을 찾기 어려워지는 경우가 종종 발생합니다. 가끔 뒤죽박죽 된 파일을 찾다 보면 예전에 재미있게 보았던 드라마 '미생'이 생각납니다. 주인공 장그래가 업무용 노트북에 저장된 자료들이 뒤죽박죽 섞여 있어 마인드맵을 짜서 폴더트리를 만들고, 카테고리 별로 문서를 나누어 넣었습니다. 처음에는 회사의 매뉴얼과 다른 방식이라는 이유로 선배들의 꾸지람을 듣게 되지만, 새로 고안한 방식이 합리적이고 효율적이어서 회사 사람들이 장그래를 재평가하는 계기로 작용했었습니다. 오늘은 어지러운 파일과 폴더를 깔끔하게 정리하는 폴더 정리의 방법에 대해 알아보겠습니다.
1. 업무 폴더 만들기
C드라이브나 D드라이브에 업무 폴더를 만들수 있겠지만 가급적 OS가 설치되지 않은 파티션인 D드리이브에 폴더를 만드시길 권합니다. 이렇게 해야만 윈도우가 깨지는 등의 오류로 파일을 잃을 수 있는 위험성을 없앨 수 있습니다. 기존 전임자의 자료가 어지럽게 있을 경우는 일단 "오래된 업무 폴더"로 변경해 두고 업무 파악이 끝난 후에 하나씩 가져와서 정리합니다.
2. 폴더명의 명확성
각 폴더를 만들 때, 폴더명은 간결하면서도 명확하게 작성하는 것이 중요합니다. 무의미한 약어나 숫자로만 폴더명을 작성하지 말고, 해당 폴더에 저장된 파일이 무엇인지 한눈에 알아볼 수 있도록 명확한 이름을 사용해 주세요. 여러 가지 업무가 있는 경우 앞에 숫자 세 자리를 넣어서 중요도에 따라 폴더를 배치해 주시면 됩니다.
예를 들어
100_업무계획
200_ 예산
300_성과관리
400_단위사업
3. 폴더구분은 업무별이 상단, 연도별이 하단 배치
각 프로젝트나 업무별로 별도의 폴더를 생성하여 관리합니다. 이렇게 하면 서로 다른 프로젝트 간에 파일을 구분하여 정리할 수 있습니다. 프로젝트 폴더 안에는 해당 프로젝트와 관련된 모든 파일과 문서를 저장합니다. 업무가 발생하면 상위업무 분류에서 세부업무로 타고 들어가 해당연도를 찾는 것이 반복 검색 과정에서 효율적입니다. 따라서 연도별로 폴더를 구분하고 싶다면 업무 폴더 아래에 연도별로 구성합니다.
(예시)
[100_업무계획] 폴더 내에
001_2023 업무계획
002_2022 업무계획
003_2021 업무계획
4. 카테고리별 폴더 분류
프로젝트 내에서 작업의 종류에 따라 폴더를 추가로 생성합니다. 작업의 종류가 다양한 경우, 각 작업에 맞는 폴더를 만들어 파일을 보다 체계적으로 정리할 수 있습니다. 업무분류별, 과정별, 대상별, 주기별로 업무성격에 맞게 카테고리별로 폴더를 분류하시기 바랍니다. 분류폴더로 100, 200, 300, 400 등 대분류로 잡고 폴더를 비워두고 구분선 역할을 하여 전체 폴더를 한눈에 볼 수 있도록 만드는 것이 자료를 찾는데 훨씬 유리합니다.
(예시)
000_개인파일
100_______공통업무
110_업무계획
120_예산
130_의회업무
140_성과관리
200_______기본업무
210_회의자료
220_보고서
230_언론보도
240_인력관리
300_______단위업무
310_OOOO
5. 중요 파일 표시
파일명을 쓸 때 가급적 작성시기나 보고시기를 명시하는게 좋습니다. 그렇게 할 경우 자연스럽게 정렬이 되고 대략적인 시기도 볼 수 있는 장점이 있습니다. 중요한 파일이나 문서를 특별히 표시하여 빠르게 찾을 수 있도록 합니다. 중요한 파일에는 표시를 하거나 별도의 폴더를 만들어 모아둘 수 있습니다. 이렇게 하면 중요한 파일을 보다 쉽게 찾아 사용할 수 있습니다. 윈도우 탐색기에서는 좌측 검색트리에 즐겨찾기 기능을 제공하고 있습니다. 자주 사용하는 업무 폴더를 즐겨찾기에 추가하면 폴더를 찾는 시간을 아낄 수 있습니다.
(예시)
2023.07.06_업무보고
6. 불필요한 파일 정리
주기적으로 더 이상 필요하지 않거나 중복된 파일들을 정리합니다. 이렇게 하면 불필요한 파일들이 줄어들어 컴퓨터의 용량을 절약하고 폴더를 깔끔하게 유지할 수 있습니다. 불필요한 파일들을 삭제하면서 중요한파일은 안전하게 보관하시기 바랍니다. 문서를 작성하면 파일명을 최종, 최최종, 최최최종 등 수정사항이 계속 생깁니다. 이럴 때도 파일명을 ver01, ver02, ver03 등으로 표기하면 훨씬 찾기가 쉽습니다. 또한 최종 보고가 된 파일이면 이전 수정했던 파일은 삭제하시는 게 좋습니다.
7. 업무 파악은 사업명세서에서 문서등록대장으로
모든 부서가 한해 예산 편성을 기준으로 예산을 집행하고 업무를 진행하므로, 세출예산사업명세서에서 해당 부서, 해당 팀의 업무를 우선 파악합니다. 큰 그림을 사업명세서에서 파악한 후 단위업무는 문서등록대장에 전임자 이름으로 1년치를 검색하여 시기별 업무와 업무 순서를 파악합니다. 또한 구체적인 업무순서는 문서등록대장에서 해당 시기의 전체 공문을 조회하여 수신사, 송신자 등을 확인하면 어떤 식으로 업무가 진행되는지 파악할 수 있습니다.
폴더 정리 방법을 통해 폴더를 체계적으로 정리하면 업무나 프로젝트 관리가 용이해지고 작업 효율이 향상됩니다. 지금 바로 폴더 정리를 시작하여 더 나은 업무 생상선을 이끌어내세요. 컴퓨터 폴더를 정리하면서 보다 효율적으로 업무를 수행할 수 있기를 바라며, 이 글이 여러분들에게 도움이 되었기를 기대합니다.